Purbalingga Boros Arsip, Bupati Dorong Penggunaan Arsip Elektronik

Kepala KPAD Sidik Purwanto2
Bupati Purbalingga Sukento Rido Marhaendrianto mengaku produk arsip di kabupaten Purbalingga masih sangat boros. Terutama dalam melakukan proses pengelolaan administrasi. Menurut Bupati, dalam proses surat menyurat saja harus menggunakan berlembar-lembar kertas sebelum surat tersebut dinyatakan siap untuk diedarkan.

“Misalnya sambutan saya ini, satu sambutan isinya sampai 10 lembar, harus dicopy beberapa unit karena harus ditembuskan kepada asisten, sekda, dan Bupati. Padahal yang akan dipakai satu unit saja. Yang diarsipkan juga satu unit saja. Ini kan masih sangat boros,” ungkap Bupati saat membuka Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Pemkab Purbalingga di Operation Room Graha Adiguna komplek Pendapa Dipokusumo, Selasa (26/3).

Menurut Bupati, dalam organisasi modern, pengelolaan kearsipan tidak harus dalam bentuk kertas. Namun dapat berupa arsip elektronik yang dapat menghemat material kertas dari mulai prosesnya hingga proses pengarsipannya. Bupati kembali menyampaikan keinginannya untuk membangun system administrasi kantor maya menggunakan jaringan LAN.

“2015 sudah harus terwujud. Karenanya, ini harus kita pikirkan sejak sekarang. Sehingga tidak ada arsip yang terbuang. Tidak perlu berulang – ulang melakukan refisi konsep. Dan sampai kepada Bupati tinggal mencetak saja,” katanya.

Di bagian lain Bupati menegaskan, pengelolaan arsip menjadi hal yang sangat penting di era globalisasi sekarang. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi. Arsip tidak hanya dipandang dari sudut fisiknya saja, melainkan harus dipandang sebagai informasi yang terekam secara fisik di dalam arsip.

“Dalam era keterbukaan informasi publik, masyarakat diberikan hak untuk mengetahui berbagai hal menyangkut penyelenggaraan pemerintahan. Karenanya peran arsip ini menjadi sangat penting sehingga informasi yang diperlukan dapat mudah ditemukan kembali,” tandasnya.

Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Purbalingga Sidik Purwanto menuturkan, Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip diikuti 30 peserta para Kepala Tata Usaha SMP Negeri di Kabupaten Purbalingga. Kegiatan tersebut bertujuan untuk meningkatkan kesadaran terhadap fungsi dan peran arsip sebagai alat bukti akuntabilitas kinerja dan mendukung proses pengambilan keputusan.

“Ini salah satu kegiatan yang ada di KPAD, sebagai upaya menuju e-government arsip dilingkungan pemerintah kabupaten Purbalingga,” jelasnya.

Bintek Pengelolaan arsip berlangsung tiga hari hingga Kamis (27/3). Materi yang diberikan meliputi kebijakan kearsipan kabupaten Purbalingga, pengantar kearsipan, pengurusan surat, tata naskah dinas, penataan berkas, penyusutan arsip, dan arsip media baru. Selain itu, dilakukan praktek pengurusan surat, penataan berkass, dan penyusutan berkas.

“Narasumber dari KPAD, Bagian Organisasi dan kepegawaian setda serta dari Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah,” tambahnya. (Humas/Hr)

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *